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Durchführen einer Risikoanalyse

Ein sehr wichtiges Werkzeug im Projekt, das aber in der Praxis oft vernachlässigt wird ist die Risikoanalyse. Der Grund dafür, dass auf dieses wertvolle Instrument im Rahmen der Projektverwaltung häufig verzichtet wird, ist, dass die Risikoanalyse oft viel zu aufwändig durchgeführt wird. Wir möchten ihnen hier einen sehr pragmatischen, aber effektiven Weg zeigen, wie sie ohne viel Aufwand in ihrem Projekt eine Risikoanalyse durchführen können. 

Das Ziel einer Risikoanalyse ist es, Risiken für das Projekt rechtzeitig zu erkennen und ggf. gegenzusteuern. 

Das Ergebnis einer Risikoanalyse ist bei unserer Vorgehensweise immer eine Liste mit folgenden Punkten:

  • Beschreibung eines Risikos
  • Einschätzung der Gefahr für das Projekt durch dieses Risiko
  • Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Risikos
  • Einschätzung, ob Gegenmaßnahmen erforderlich sind
  • Gegenmaßnahmen

Im Folgenden werden wir auf die einzelnen Punkte noch näher eingehen.  

Am einfachsten identifiziert man die Risiken, indem man einfach ein Brainstorming im Teammeeting durchführt. Das hat im Wesentlichen zwei Vorteile. In der Regel kennen die Teammitglieder bestehende Risiken bereits sehr genau. Man spart also viel Zeit weil man direkt mit den richtigen Leuten am Tisch sitzt. Der zweite Vorteil ist, dass es häufig so ist, dass Projektrisiken gleichzeitig die Sorgen einzelner Teammitglieder sind. Dadurch dass diese Sorgen/Risiken vom Team aufgenommen werden und im Team Gegenmaßnamen besprochen werden, stärkt man den Teamzusammenhalt. 

Beschreibung des Risikos

Hier sollte kurz und prägnant mit nicht mehr als einem Satz beschrieben werden, was das Risiko ist.

 „Die Handwerker könnten nicht rechtzeitig fertig werden, so dass der Umzug nicht stattfinden kann“.

Einschätzung der Gefahr für das Projekt durch dieses Risiko

Hier sollte im Projekt eine Scala entwickelt werden, die die Größe des Risikos beschriebt. Also zum Beispiel, gering, mittel, groß oder von eins bis zehn. 

In dem Beispiel kann man das Risiko, dass entsteht, wenn die Handwerker nicht fertig werden, als groß einschätzen. 

Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Risikos

Die Wahrscheinlichkeit des Eintretens des Risikos sollte in % angegeben werden. Für unser Beispiel nehmen wir mal 30% Wahrscheinlichkeit an, dass dieses Risiko eintritt. 

Einschätzung, ob Gegenmaßnahmen erforderlich sind

Eine Einschätzung, ob Gegenmaßnahmen erforderlich sind, sollte immer mit ein bis zwei Sätzen begründet werden. Der Vorteil so einer Begründung liegt im Wesentlichen der Dokumentation des Entscheidungsprozesses.

 Gegenmaßnahmen

Gegenmaßnahmen sollten immer so konkret wie möglich aufgeführt werden und vor allem mit einem Verantwortlichen und einem Zieltermin versehen werden.

Mögliche Gegenmaßnahmen für das Umzugsbeispiel mit den Handwerkern  wären zum Beispiel:

  • Konventionalstrafen mit den Handwerkern vereinbaren.
  • Das bestehende Bürogebäude erst einen Monat später kündigen.

Eine nach dieser Methode angefertigte Risikoanalyse ist sehr schnell erstellt. Wichtig ist, dass die Risikoanalyse dann in regelmäßigen Abständen (zum Beispiel monatlich) vom Team noch einmal hervorgeholt wird und die Risiken gemeinsam noch einmal bewertet werden und ggf. neue Risiken aufgenommen werden. Das ist normalerweise in wenigen Minuten erledigt. Diese wenigen Minuten sind aber sehr gut investiert, da dadurch, dass Risiken frühzeitig erkannt werden, ein Projekt mit viel weniger Störungen durchgeführt werden kann. 

Weitere Artikel zum Projektmanagement finden Sie in unserer Projekt Schule.