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Ein erfolgreiches Meeting

Egal, ob Sie in Ihrem Projekt, die Ziele definieren, einen Projektplan erstellt oder eine Risikoanalyse durchführen, Sie werden das immer in Form eines Meetings, oder einer Besprechung tun. Aber was unterscheidet eine erfolgreiche Besprechung von einem Meeting, das von allen als Zeitverschwendung empfunden wird?

Häufig liegt der Unterschied darin, dass eine erfolgreiche Besprechung einfach nach ein paar sehr leicht umzusetzenden Grundregeln geplant wurde. Hier kommen unsere Tipps für die Planung:

Die Einladung

Laden Sie zu jeder Besprechung rechtzeitig ein. Die Einladung sollte folgende Punkte enthalten:

• Teilnehmer

• Geplante Dauer

• Ort

• Agenda

• Zielsetzung

• Gewünschte Vorbereitung / Input seitens der Teilnehmer

Überlegen Sie sich bitte auch zu jedem Teilnehmer, warum es sinnvoll ist ihn zu genau dieser Besprechung einzuladen. Wenn Sie jemanden nur einladen, weil er zum Beispiel aufgrund seines Status als Führungskraft eingeladen werden muss, aber Sie eigentlich nicht erwarten, dass er etwas Sinnvolles zur Zielerreichung beiträgt, dann laden Sie ihn optional ein.

Die Agenda

Überlegen Sie sich vor dem Meeting welche Themen Sie besprechen möchten und welchen Zeitumfang sie dafür einplanen. Dadurch haben Teilnehmer, die nur zu einem Teil des Meetings benötigt werden, auch die Möglichkeit gezielt nur bei einem Thema dabei zu sein und vor allem kann sich jeder Teilnehmer richtig vorbereiten.

Der Ort

Sorgen Sie dafür, dass der Ort an dem die Besprechung durchgeführt werden soll, zum einen wirklich verfügbar ist und zum anderen auch für die Besprechung geeignet ist. Man schafft es sehr leicht, alle Besprechungsteilnehmer schon zu frustrieren, bevor die Besprechung anfängt, wenn nicht für jeden ein Stuhl vorhanden ist, oder der benötigte Beamer plötzlich nicht da ist und alle eine Viertelstunde warten müssen, bevor es losgeht.

Der Moderator

Legen Sie vor dem Meeting fest, wer den Termin moderieren wird.Der Moderator sollte darauf achten, dass wirklich nur die Punkte aus der Agende besprochen werden und dass Zeiten eingehalten werden. Darüber hinaus sollte der Moderator darauf achten, dass alles konkretisiert wird. Das heißt, wenn zum Beispiel im Meeting die Aussage getroffen wird, „man müsste mal die Zahlen von A und B vergleichen…“, ist es die Aufgabe des Moderators, festzustellen, ob dies wirklich getan werden sollte und wenn ja, wer das bis wann tut. Das sind dann Informationen die der Protokollführer unbedingt im Protokoll festhalten sollte.

Der Protokollführer

Legen Sie vor dem Meeting fest, wer das Protokoll der Besprechung schreiben wird. Halten Sie KEINE Besprechung ab, ohne dass am Ende die Ergebnisse protokolliert wurden.

Das Ziel

Stellen Sie am Anfang einer Besprechung noch einmal das Ziel der Besprechung klar. Sollte das Ziel geändert werden müssen, ist das kein Problem. Aber nachdem das Ziel besprochen wurde, sollten alle bis zum Ende der Besprechung am gleichen Ziel arbeiten. Besprechen Sie am Ende des Termins, ob das Ziel erreicht wurde und wenn nein, warum nicht. Legen Sie die nächsten Schritte fest.

Weitere Artikel zum Projektmanagement finden Sie in unserer Projekt Schule.