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Projektplan erstellen

Egal, ob ein Projekt klassisch oder agil durchgeführt wird sollte man nach der Zieldefinition einen Projektplan erstellen. Welche Erwartungen sollte man an so einen Projektplan haben: 

  • Feststellen, wann voraussichtlich welche Ressourcen im Projekt benötigt werden
  • Einen ersten Eindruck von den zu erwartenden Kosten bekommen
  • Eine möglichst realistische Einschätzung wann das Projekt abgeschlossen sein wird

Gerade in der Projektarbeit unerfahrene Menschen neigen aber dazu einen einmal erstellen Projektplan als „in Stein gemeißelt“ anzusehen. Deshalb sollte der Projektleiter nicht müde werden darauf hinzuweisen, dass kein Projektplan endgültig ist, sondern immer nur eine Momentaufnahme in der das aktuell vorhandene Wissen über das Projekt eingearbeitet ist. In unserer langjährigen Erfahrung haben wir außer bei sehr kleinen Projekten noch keinen Projektplan gesehen, der zu Anfang eines Projektes erstellt wurde und bis zum Ende hin unverändert bestand hatte. Das ist ja auch kein Wunder, weil wenn zu Anfang des Projektes schon alles so klar gewesen wäre und keine neuen Erkenntnisse im Projekt erarbeitet werden müssten, dann hätte auch gar kein Projekt machen müssen. In der Projektpraxis hat das ja mittlerweile auch dazu geführt, dass das Wasserfallmodel etwas in Verruf geraten ist und agile Projektmanagement Methoden immer weiter auf dem Vormarsch sind. Aber nach unserer Meinung sollte man auch in einem agil geleiteten Projekt wenigstens einen groben Projektplan erstellen. Der Projektleiter wird beim Berichten an das Management immer wieder mit folgenden Fragen konfrontiert werden:

  • Wann seid ihr fertig?
  • Was wird es noch kosten?

Diese Fragen sind auch durchaus berechtigt, aber ohne eine Projektplan kaum zu beantworten. 

Wie erstellt man möglichst einfach und präzise einen Projektplan?

Um dieses Frage zu beantworten, muss man erstmal definieren, was ein Projektplan überhaupt beinhalten sollte. Aus unserer Sicht sollte man einen Projektplan auf die zu erledigenden Aufgaben reduzieren und zu jeder Aufgabe folgendes festlegen:

  • Was ist die Aufgabe
  • Was muss vorher passiert sein
  • Wie lange wird diese Aufgabe dauern
  • Wie viel Arbeitszeit wird diese Aufgabe kosten
  • Wer kann diese Aufgabe erledigen
  • Was brauchen wir um diese Aufgabe zu erledigen

Zum Identifizieren der Aufgaben eignet sich am besten eine top down Methode. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie planen einen Firmenumzug haben die Aufgabe, den Projektplan zu erstellen. Das Projekt wird in folgenden Schritten ablaufen:

  • Ein neues Büro suchen
  • Das neue Büro für Ihr Unternehmen vorbereiten
  • Der Umzug
  • Notwendige Arbeiten nach dem Umzug

Als nächstes zerlegen sie die einzelnen Schritte weiter in einzelne Aufgaben:

  • Ein neues Büro suchen
    • Einen Kriterienkatalog für das neue Büro aufstellen
    • Einen Makler suchen
    • Ein Auswahlverfahren durchführen

Das können Sie jetzt solange weiterführen, bis Sie den gewünschten Detailierungsgrad erreicht haben. Erst dann beantworten Sie für die jeweils kleinste Einheit die oben genannten Fragen nach der Zeit und den Ressourcen. 

In unserer Erfahrung hat es sich als sehr effektiv erwiesen, wenn der Projektleiter diesen Plan nicht alleine aufstellt, sondern unter Umständen sogar mit dem gesamten Projektteam. Dadurch sind die Experten zu den einzelnen Bereichen anwesend und es können sehr schnell alle Fragen zu jeder Aufgabe beantwortet werden. Darüber hinaus ist die Akzeptanz so eines Projektplans deutlich höher, als wenn der Projektleiter einfach einen Plan aus dem Hut zaubert. Zur Erstellung so eines Planes bietet es sich an mit klassischen Moderatorenkarten zu arbeiten, oder aber auch mit einem Mindmap Tool. 

Noch ein wertvoller Hinweis aus der Praxis. Gerade bei den Zeit und Aufwandsschätzungen können wir nur empfehlen so konservativ wie möglich zu schätzen. Auch wenn zwei Personen eine unterschiedliche Meinung über den erwarteten Zeitbedarf habe, nehmen Sie immer einfach den teureren Wert an. Egal wie deutlich sie darauf hinweisen, dass der Projektplan nicht endgültig ist, wird es immer leichter sein, dem Management zu verkaufen, dass das Projekt früher fertig ist und preiswerter wird als geplant, als umgekehrt.

Weitere Artikel zum Projektmanagement finden Sie in unserer Projekt Schule.