Registrieren
Einloggen

Protokoll führen

Warum ist es überhaupt wichtig, eine Besprechung oder ein Meeting in einem Protokoll zu dokumentieren? Eine etwas überspitzte Antwort auf diese Frage ist die Folgende. Ein Meeting, für das kein Protokoll geschrieben wurde, hat nie stattgefunden.

Zum einen ist es in jeder Projektverwaltung erforderlich, zu dokumentieren, wie von wem welche Entscheidungen getroffen wurden. Wenn man das nicht tut, gibt es in Projekten häufig Probleme damit, dass bestimmte Themen immer wieder neu diskutiert werden müssen. Darüber hinaus können die Protokolle eine Basis für die Information der anderen Projektmitglieder sein.  

Zum anderen kann nicht davon ausgehen, dass aus einer Besprechung immer alle mit dem gleichen Verständnis von dem Besprochenem herausgehen, oder alle die gleichen Vorstellungen haben, wer welche Aufgabe bis wann erledigt. Erst wenn diese Punkte im Protokoll stehen und von jedem Teilnehmer nachgelesen werden können, kann man sich auch darauf verlassen, dass alles verstanden wurde.

Aber was gehört alles in ein Protokoll und was sind die besten Tipps?

Jedes Protokoll sollte einige Formalitäten enthalten. Zum einen die Zeit und den Ort der Besprechung und wer an der Besprechung teilgenommen hat. Als nächstes sollte das Protokoll immer das Ziel der Besprechung enthalten. Es gehört sowieso zu jedem guten Termin, am Anfang der Besprechung mit allen Beteiligten ein gemeinsames Ziel für eine Besprechung festzulegen. Darüber hinaus kann es je nach Thema sinnvoll sein, alle „Nicht Ziele“ festzulegen. Das sind die Punkte die explizit ausgenommen werden vom Inhalt der Besprechung.

Neben diesen Formalitäten sollte in einem Protokoll alle Aufgaben, die in dem Termin festgelegt wurden, auch dokumentiert werden. Dabei ist es wichtig festzuhalten, wer, was, bis wann erledigt. Dadurch dass der Protokollführer weiß, dass er diese Informationen im Protokoll festhalten muss, ergibt sich oft eine bessere Disziplin beim bestimmen dieser Angaben. Sollte zum Beispiel kein Zieltermin für eine Aufgabe festgelegt werden, ist es die Aufgabe des Protokollführers, „fürs Protokoll“ diesen zu erfragen. 

Gerade bei wiederkehrenden Besprechungen, also zum Beispiel wöchentlichen Terminen macht es Sinn, dass anhand dieser Aufgabenlisten im nächsten Termin „überprüft“ wird, ob alle Aufgaben erledigt sind. 

Ansonsten ist unser Tipp ein Protokoll möglichst kurz zu halten und nur einen Extrakt des Besprochenen wiederzugeben.

Wenn zum Beispiel eine neues Vertriebskonzept besprochen wird und die Besprechung einen einstündigen Vortrag enthielt, macht es keinen Sinn, diesen Vortrag komplett ins Protokoll aufzunehmen. Stattdessen reicht vielleicht Folgendes:

“Herr Müller stellte das neue Vertriebskonzept vor, das im Wesentlichen auf online Marketing setzt. Herr Meiers Bedenken, die nicht online vertretenen Bestandskunden unter Umständen zu verlieren wurden durch Hr. Müller ausgeräumt.“. 

Hier noch einmal die für das Protokoll wichtigsten Tipps aus dem Thema Ein erfolgreiches Meeting.

  • Der Protokollführer muss vor dem Besprechungstermin festgelegt werden.
  • Idealerweise ist der Protokollführer nicht der Moderator der Besprechung.  
Weitere Artikel zum Projektmanagement finden Sie in unserer Projekt Schule.