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Vergleich von Projektmanagement in mittelständischen Unternehmen vs. Konzernen

Wenn man Bücher über Projektmanagement liest, dann steht in diesen Büchern, wie ein Projekt am besten zum Erfolg geführt wird. Was oft außer Acht gelassen wird, ist dass es große Unterschiede darin gibt, in welcher Umgebung ein Projekt durchgeführt wird. Neben der Branche in der das Projekt durchgeführt wird, spielt vor allem die Unternehmensgröße eine nicht zu unterschätzende Rolle. Das wird vor allen deutlich, wenn man die typische Zusammensetzung der Projektteams in den jeweiligen Unternehmensgrößen vergleicht.

In einem Konzern kommt häufig ein externer Projektleiter zum Einsatz oder falls nicht, ist der interne Projektleiter in der Regel von seinen sonstigen Aufgaben weitgehend freigestellt.  In einem mittelständischen Unternehmen ist ein Projektleiter häufig jemand aus dem unteren oder mittleren Management, der neben seiner Projektleitertätigkeit auch noch Tagegeschäft zu erledigen hat. 

Ähnliches gilt für das Team. In einem Konzern wird das Projektteam in der Regel von anderen Aufgaben freigestellt. Falls das nicht möglich ist, gibt es Projekttage an denen eine Vertretungsregelung für die Teammitglieder festgelegt ist. Häufig gibt es auch Projekträume in denen das Team für die Arbeit im Projekt zusammenkommt. 

In einem mittelständischen Unternehmen ist es schon eher ungewöhnlich, wenn jemand für das Projekt freigestellt wird. In der Regel wird er etwas von anderen Aufgaben entlastet, aber er bleibt trotzdem auch während der Projektarbeit häufig an seinem angestammten Arbeitsplatz. Hier kann er jederzeit durch Anrufe oder Kollegen die nicht im Projekt arbeiten gestört werden. 

Darüber hinaus haben wir häufig eine unterschiedliche Rollendefinition des Projektleiters in den verschiedenen Unternehmensgrößen festgestellt. In einem Konzern ist der Projektleiter eher der Projektverwalter. Seine Aufgabe ist es, einen Rahmen zu schaffen in dem die Teammitglieder die Aufgaben des Projektes lösen. Dabei sorgt er dafür, dass alle Informationen an die richtigen Personen fließen und kümmert sich sehr viel um ein Berichtswesen gegenüber den Auftraggebern und um ein Projektcontrolling. Eigentlich muss er die Inhalte, die in seinem Projekt erarbeitet werden, gar nicht zwingend selbst verstehen. Er ist Experte in Projektleitung und nicht den Fachthemen. 

In einem mittelständischen Unternehmen ist der Projektleiter häufig genau das Gegenteil. Durch seine Linientätigkeit ist er Experte für die Inhalte des Projektes und Projektleitung ist häufig etwas was er sich autodidaktisch angeeignet hat, oder was er eher so nebenbei macht. Aus diesem Grund arbeitet der Projektleiter in einem mittelständischen häufig auch sehr aktiv an der Lösung von Aufgaben im Projekt mit. 

Aber auch in den Projektteams haben wir einen deutlichen Unterschied bezüglich der Mentalität der Teammitglieder feststellen können. In einem Konzern sind die Teammitglieder es gewohnt, dass es Prozessanweisungen gibt. Der Konzern ist häufig so komplex, dass kaum jemand alle Abhängigkeiten und Zusammenhänge kennt. In einem mittelständischen Unternehmen gibt es häufig keine aktuellen Prozessanweisungen und die Teammitglieder sind in der Regel soweit Fachexperten, dass sie genau alle Abhängigkeiten und Zusammenhänge mit ihrer Arbeit kennen.

Was das jetzt mit der Mentalität zu tun hat? Ganz einfach. Ein Teammitglied aus einem mittelständischen Unternehmen wird immer von etwas überzeugt werden wollen, bevor er es mit voller Energie tut. Das kann für die Projektleitung sehr anstrengend sein, hat aber den Vorteil, dass es häufig eine höhere Sicherheit darüber gibt, dass der eingeschlagenen Weg der richtige ist und nichts vergessen wurde. 

Ein Teammitglied aus einer Konzernstruktur ist es dagegen gewohnt, deutlich weniger zu hinterfragen, wird aber mehr Vorgaben fordern als sein Kollege aus dem Mittelstand. Das macht es einfacher Veränderungen durchzusetzen, kann aber dazu führen, dass Fehler erst später erkannt werden. 

Wenn man sich diese Punkte vor Augen führt, ergeben sich daraus automatisch einige Punkte die man berücksichtigen muss, um sein Projekt an die Unternehmensgröße anzupassen. 

  • Die Wahl der richtigen Projektmanagement Methode. Selbst wenn es jemanden in einem mittelständischen Unternehmen gibt, der ein Projekt nach Prince 2 (Projects in Controlled Environments) durchführen könnte, wird er kaum die Zeit finden, diese Methode auch anzuwenden.
  • Um in einem mittelständischen Unternehmen das Team zu motivieren, muss es viel mehr in die Projektleitung eingebunden werden. Das lässt sich am besten durch möglichst flache Projektstrukturen erreichen.
  • Die Wahl der richtigen Projekt Software. In einem Konzern wird es eine Vorgabe für die zu verwendenden Tools geben und alle Mitarbeiter haben irgendwie auch die Möglichkeit an diesen Tools geschult zu werden. In einem mittelständischen Unternehmen müssen die Tools auch ggf. an das Team angepasst werden.
Weitere Artikel zum Projektmanagement finden Sie in unserer Projekt Schule.