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Zusammenarbeit im Team 

Wir haben viele Projektmanagement Beispiele gesehen, wo eigentlich alles hätte perfekt laufen müssen. Nach dem Ziele definieren wurde ein Projektplan erstellt. Die Projektorganisation war vernünftig, aber trotzdem funktionierten die Projekte nicht richtig. Es kam in solchen Projekten nicht das Gefühl auf, dass alle an einem Strang ziehen. Das führt dann häufig zu erheblichen Verzögerungen oder gar zum Scheitern eines Projektes. 

Aber was sind die Gründe dafür, dass die Zusammenarbeit im Projekt nicht richtig funktioniert? 

Mangelhafte Kommunikation führt zu mangelhafter Zusammenarbeit 

Einer der Hauptgründe ist oft eine fehlende oder mangelhafte Kommunikation 

Durch die Vorgabe einer Projektorganisation kann man jedes Projekt so organisieren, dass ein Projekt so in Teilaufgaben zerlegt wird, dass das Team gar nicht mehr wissen muss, was die Teamkollegen gerade tun. Das erscheint erstmal vorteilhaft, allerdings hat sich in der Praxis gezeigt, dass die so entstehenden Puzzleteile am Ende oft nicht zusammenpassen. Viel besser ist es, wenn jedes Teammitglied auch immer über die Arbeit seiner ‚Lieferanten‘ und ‚Abnehmer‘  von Arbeit Bescheid wissen. Dadurch werden Zielkonflikte schnell erkannt und unproblematisch gelöst. 

Aber wie erreicht man eine bessere Kommunikation und damit eine bessere Team Zusammenarbeit, ohne viel Zeit mit endlosen Meetings zu verschwenden? 

Hier drei Vorschläge: 

  • Wenn man Scrum als Projektmanagement Methode gewählt hat, macht man es sowieso, aber auch bei anderen Projekten hat sich eine Form des „Daily Standup Meetings“ als sehr kommunikationsfördernd erwiesen. Dabei treffen sich alle Teammitglieder in einem Raum, der keine Sitzmöglichkeit bieten sollte. Im Stehen berichtet also jedes Projektmitglied kurz mit jeweils einem Satz, was er seit dem letzten Meeting gemacht hat und was er bis zum nächsten Meeting geplant hat. Dieses Meeting muss nicht zwingend in jedem Projekt jeden Tag durchgeführt werden. Je nach Projekt reicht auch jeder zweite Tag, oder sogar nur einmal die Woche. Gerade in Projekten bei denen nicht alle Teammitglieder am gleichen Standort arbeiten, hat es sich als sehr effektiv erwiesen, diese Form des Meetings jeden Tag per Skype oder Lync durchzuführen. Wichtig ist, dass ein Moderator dafür sorgt, dass alle Beiträge kurz gehalten werden. Sollte Gesprächsbedarf identifiziert werden, dann sollen dafür eigene Besprechungen nur mit den relevanten Teilnehmern einberufen werden. 

  • Es sollte sowieso selbstverständlich sein, dass die Ergebnisse aller Besprechungen in einem Protokoll festgehalten und zentral abgelegt werden. Dazu reicht oft schon eine einfache Sharepoint Projektverwaltung oder natürlich noch besser eine online Projektverwaltungssoftware wie zum Beispiel ProjektTing. In vielen Projekten wird dann sehr viel Aufwand getrieben, diese Protokolle zu verstecken und nur den jeweiligen Besprechungsteilnehmern und den Führungskräften zur Verfügung zu stellen. Das ist aber genau kontraproduktiv um im Projekt eine gute Kommunikation zu erreichen. Durch diese Protokolle sehen alle Teammitglieder, was im Projekt läuft. Bei Punkten die sie interessieren, weil sie ihre Aufgaben berühren können sie die Protokolle nachlesen. Also nochmal möglichst offene Protokolle und keine Arbeitsergebnisse verstecken. 

  • Die Projektleitung sollte immer alle wichtigen Ereignisse oder Erkenntnisse dem Projektteam gegenüber offen kommunizieren. Dadurch entsteht beim Projektteam ein Verantwortungsbewusstsein für das Projekt. Wir haben in unserer Praxis oft Projektleiter gesehen, die nur positive Nachrichten schnell veröffentlich haben, sich bei negativen Nachrichten aber immer stark zurück gehalten haben. Der Grund ist oft eine Angst, dass diese Nachrichten aus dem Projektteam nach außen dringen und damit Gerüchte entstehen könnten, dass das Projekt nicht richtig laufen würde. Tatsächlich ist aber genau das Gegenteil häufig der Fall. Alles was nicht offen Kommuniziert wird, gelangt ganz sicher als Gerücht nach außen. Dann aber als Halbwahrheit, der keiner so richtig wiedersprechen kann, weil keiner ja genau Bescheid weiß.

Weitere Artikel zum Projektmanagement finden Sie in unserer Projekt Schule.