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Dokumente online speichern

Die erste Anforderung, die fast alle Projekte haben, bei denen nicht alle Teilnehmer an einem Standort zusammenarbeiten, ist der Austausch von Dokumenten. Häufig wird dieser Austausch dann per Email durchgeführt, was schon sehr schnell dazu führt, dass nicht alle Personen mit der aktuellen Version eines Dokumentes arbeiten. Wir haben schon erlebt, dass durch solche Fehler sehr hohe Kosten und Terminverzögerungen in Projekten produziert wurden.

Um dies zu vermeiden verfügt ProjektTing für jedes Projekt über eine eigene online Dokumentenbibliothek. Das muss man sich so vorstellen, wie einen eigenen Dateiexplorer der die Dateien verschlüsselt im Internet ablegt. Die Dokumente werden zwar online gespeichert, aber über die Berechtigungsfunktionalität bestimmt der Projektleiter, welche Dateien von wem bearbeitet oder gelesen werden dürfen.

Nach dem Hochladen der Dokumente können die Dokumente mit Kommentaren versehen werden, Aufgaben zu den Dokumenten können erstellt werden und wenn eine neue Version einer Datei abgelegt wird, kann eine bestehende Datei durch eine neue Version ersetzt werden. Trotzdem bleiben alle vorherigen Versionen in der Versionsverwaltung weiter verfügbar und jeder Benutzer kann so jederzeit die Unterschiede zwischen verschiedenen Dokumentenversionen online ermitteln. Auf diese Weise ist es sehr einfach die Dokumente online mit anderen zu teilen oder auszutauschen.

Zusätzlich werden über die Projektbenachrichtigungen alle Teilnehmer für die es relevant ist, automatisch über neue Dateien, neue Versionen oder neue Kommentare und Aufgaben zu einer Datei informiert. So funktioniert die Zusammenarbeit im Projekt.