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ProjektTing by Dynamic Development GmbH

In diesem Video möchte ich ihnen anhand eines Beispiels einen Überblick geben, wie ProjektTing grundsätzlich funktioniert und wie sie damit arbeiten können.

In meinem Beispiel gehe ich davon aus, dass Sie in einem mittelständischen Unternehmen arbeiten und ihr Chef sie jetzt beauftragt hat, größere Büroräume zu finden und den Umzug zu organisieren.

Es gab eine erste Besprechung mit einem Makler, ihrem Chef und Ihnen und sie haben sich entschlossen:

Das Projekt über ProjektTing abzuwickeln

Nach dem Anmelden in ProjektTing gelangt man automatisch ins Dashboard. Hier werden zu allen Projekten an denen man beteiligt ist Neuigkeiten angezeigt und es ist so etwas wie die Navigationszentrale für ProjektTing.

Im Adminstrationsbereich kann ich ein neues Projekt anlegen. Es wird lediglich der Name angegeben und anschließend gelangen wir direkt in das neu angelegte Projekt.

An dieser Stelle vielleicht kurz etwas zum grundsätzlichen Aufbau der Projektting Oberfläche:

Zum einen habe ich hier eine Navigationsleiste, die mir anzeigt, wo ich mich gerade befinde. Ich bin also nach der Startseite ins Dashboard gelangt und befinde mich jetzt in einem Projekt der Firma Müller und Co Ingenieurbüro. Und zwar in dem Projekt Firmenumzug. Durch klicken auf die einzelnen Einträge kann auch wieder dorthin navigieren. Zum Beispiel ins Dashboard, machen wir erst mal mit unserem Projekt weiter.

Zu jedem Projekt gibt es eine Reihe von Reitern in denen verschiedene Informationen über das Projekt stehen. Auf der Startseite, oder dem Projektreiter kann ich das Ziel und eine Projektbeschreibung angeben. Außerdem kann ich für das Projekt ein Bild auswählen.

Ich gebe mal ein Ziel ein:

„Größere repräsentativere Räume bis spätestens zum Jahresende“

Damit belasse ich es erstmal mit diesem Reiter und wechsle nach dem Speichern zum Team Reiter.

Zurzeit bin ich hier noch alleine, ich möchte aber, dass zumindest der Makler und mein Chef Hr. Müller jetzt schon an dem Projekt beteiligt werden. Über den Button Benutzer hinzufügen im linken Menü kann ich weitere Personen zum Projekt hinzufügen.

Hier habe ich zwei Möglichkeiten. Zum einen kann ich komplett neue Benutzer zu ProjektTing und meinem Team einladen. Das ist der Fall bei der Maklerin, die die neuen Büroräume für uns suchen soll. Und zum anderen kann ich in ProjektTing bereits vorhandenen Benutzer mit denen ich in anderen Projekten schon zusammengearbeitet habe einfach meinem Projekt hinzufügen. Das ist bei Hr. Müller der Fall. Ich wähle ihn also aus und weise Ihm eine Rolle zu. Über die Rolle werden die Rechte die er im Projekt hat gesteuert. Dazu sage ich mehr in einem anderen Video. Ich mache ihn hier einfach mal zum Manager und füge ihn hinzu.

In dem Moment in dem er dem Projekt hinzugefügt wurde, bekommt er eine E-Mail in der er darüber informiert wird, dass er jetzt auch in diesem Projekt ist.

Jetzt fehlt noch die Maklerin. Wir gehen also noch einmal auf Benutzer hinzufügen:

Wählen eine Anrede => Frau

Geben den Vornamen an. => Franka

Geben den Nachnamen an. => Stein

Ihre Emailadresse => Franka.Stein@SteinMakler.de

Frau Stein erschein jetzt bereits in der Teamübersicht, allerdings gibt es noch kein Foto usw.. Das kann sie selbst hinterlegen, nachdem sie sich über die Zugangsdaten die sie gerade per Email bekommen hat bei ProjektTing angemeldet hat.

Im nächsten Reiter Dokument fangen wir jetzt mit der eigentlichen Arbeit an.

Was wir hier sehen entspricht einem Dateisystem wir man es auch von seinem PC her kennt. Nur dass diese hier automatisch für alle Projektmitglieder zugänglich ist. Wie ich anfangs erwähnt habe, gibt es ja bereits ein Protokoll von der ersten Besprechung mit der Maklerin und Hr. Müller. Dieses Protokoll möchte ich jetzt hier ablegen. Ich könnte das zwar jetzt direkt in den ersten Ordner legen, möchte aber lieber einen Unterordner Makler anlegen. Dazu wähle ich den Stammordner aus und Klicke auf Ordner anlegen. Jetzt muss ich nur noch den Name eingeben. Auf der rechten Seite sehe ich jetzt Zusatz Informationen zu diesem Ordner. Hier kann ich zum Beispiel Zugriffsrechte vergeben und einen Hinweistext zu dem Ordner hinterlegen. Das mache ich jetzt mal indem ich auf den Stift klicke. „Dieser Ordner ist für alle Dokumente im Zusammenhang mit dem Makler“

Jetzt lade ich aber endlich mein Protokoll hoch.

Neben den Informationen zu einer Datei, die jeder von seinem PC kennt, also Dateiname, zuletzt geändert und Größe gibt es auf der rechten Seite zum einen die Möglichkeit Kommentare zu der Datei zu hinterlegen und zum anderen die Möglichkeit, Aufgaben zu einer Datei zu erstellen. Ich erstelle erst mal einen Kommentar: Dazu klicke ich auf Neu und ein Fenster zur Kommentar Erfassung öffnet sich. Hier erfasse ich einfach meinen Kommentar. Zum Beispiel: Breitbandinternet fehlt.

In dem Meeting wurde besprochen, dass ein schneller Internetanschluss am neuen Standort zwingend ist. Dieser Punkt fehlt im Protokoll.

Darüber, dass es einen Kommentar zu dieser Datei gibt bekommen alle Teammitglieder je nach ihren Benachrichtigungseinstellungen eine E-Mail und können dann auf den Kommentar antworten, einen neuen Kommentar erfassen, oder aber auch über den Button neue Version hochladen eine neue Version der Datei hochladen. Alle alten Versionen stehen dann aber weiterhin über den Button Verlauf anzeigen zur Verfügung.

Neben Kommentaren können aber auch Aufgaben zu einer Datei erfasst werden. Die Kombination von Aufgaben und Dokumenten ist die eigentliche Stärke von ProjektTing. Durch Klick auf den neu Button geht ein Fenster auf in dem eine neue Aufgabe erstellt werden kann.

Zum Beispiel hat die Maklerin zugesagt, dass Sie bis zum Ende der Woche einen Vertrag zuschicken würde. Machen wir daraus also eine Aufgabe.

Eine Aufgabe hat eine Bezeichnung, hier also „Maklervertrag zuschicken“.

Auch für Aufgaben kann man wie für das Projekt ein Ziel angeben. In der Praxis führt es zu deutlich weniger Missverständnissen, wenn jeder seine Ziele kennt. Gerade im Mittelstand wird dies oft vernachlässigt.

Die Zusammenarbeit im Projekt klappt dann besser

Also „Der Maklervertrag soll Freitag vorliegen“

Das nächste wichtige Feld ist die Beschreibung

Hier kann die Aufgabe noch weiter beschrieben werden. Dazu steht ein komfortabler Texteditor zur Verfügung. „Folgendes soll der Vertrag enthalten- Mindestanzahl Vorschläge, Preise……

Jetzt weisen wir die Aufgabe der Maklerin zu, setzen einen Zieltermin und speichern die Aufgabe. Die Maklerin wird jetzt je nach ihren Emaileinstellungen über die neue Aufgabe informiert und bekommt die Aufgabe auf jeden Fall in ihrem Dashboard angezeigt.

Bevor wir jetzt zu den Aufgaben wechseln, lege ich hier noch ein paar weitere Aufgaben an. Da ich sie damit nicht langweilen möchte, pausiere ich die Aufzeichnung so lange.

So da bin ich wieder. Ich habe jetzt noch folgende Aufgaben angelegt:

Kündigungsfrist Mietvertrag prüfen

Mitarbeiter Information vorbereiten

Kriterienkatalog für die Auswahl vorbereiten

Die Aufgabe Kündigungsfreist Mietvertrag prüfen ist auch schon erledigt, was man am Status erkennen kann.

Das sind alles Aufgaben, die diesem Protokoll zugewiesen sind, aus diesem Grund werden Sie auch im Reiter Aufgaben zu dem Dokument angezeigt. Das ist auch soweit nicht schlecht, aber in einem Projekt hat man am Ende sehr viele Dokumente und sehr viele Aufgaben. Um die Übersicht hier zu behalten gibt es den Reiter Aufgaben

Aufgaben

In den Aufgaben werden jedem Benutzer alle Aufgaben zu einem Projekt angezeigt, die er sehen darf. Allerdings gibt es verschiedene Filtermöglichkeiten. Zuerst kann ich mal über die beiden Checkboxen oben rechts einstellen, dass ich nur meine Aufgaben sehen möchte. Dann sehe ich nur noch die Aufgaben, die ich erstellt habe, oder die mir zugewiesen sind. Außerdem kann ich über die Checkbox „nur offene“, alle schon erledigten Aufgaben ausblenden. Diese Einstellungen merkt sich das System für jeden Benutzer individuell. Durch klicken auf einen Zeilenkopf kann ich die Aufgaben sortieren, hier zum Beispiel nach Zieldatum. Außerdem steht eine komfortable Filterfunktion zur Verfügung. Ich kann entweder im Spaltenkopf meine Kriterien eingeben. Zum Beispiel das Zieldatum auswählen und bekomme nur noch die Aufgaben mit dem Zieldatum angezeigt.

Oder durch Klicken auf den kleinen Pin neben der Überschrift bestimmte Werte auswählen, wie man das aus Excel kennt.

Excel ist sowieso ein gutes Stichwort, denn ich kann auch einfach über den Excel Button rechts oben in der Ecke alle Aufgaben nach Excel exportieren.

Ich melde mich jetzt einmal vom System ab und melde mich als Franka Stein / die Maklerin wieder an. Dadurch sehen Sie, wie das System aus ihrer Sicht aussieht.

Nach dem Anmelden gelangt Frau Stein ins Dashboard und sieht Informationen über Ihre Projekte. Zum einen wird ihr die Aufgabe angezeigt, den Maklervertrag zuzuschicken und zum anderen Sie sie das Protokoll als neue Datei. Ich wähle direkt die Aufgabe aus und gelange in die Aufgabenliste. Die ausgewählte Aufgabe ist markiert. Da sie schon mit der Aufgabe gestartet ist, setzte ich den Status der Aufgabe auf in Arbeit. Außerdem gebe ich den Fortschritt in Prozent an. Das kostet mich nur wenige Sekunden, führt aber dazu, dass alle Projektmitarbeiter informiert sind und ich selbst erstmal vor Nachfragen nach dem Status geschützt bin.

Aber in der Aufgabe waren jetzt noch weitere Reiter vorhanden. Diese möchte ich noch kurz erklären:

Zu einer Aufgabe kann ich beliebig viele Unteraufgaben anlegen. Dass ist immer dann sinnvoll, wenn ich einen Teil meiner Aufgabe an jemand anderen delegiere. Wenn ich zum Beispiel um die Auswahlkriterien für das neue Büro erstellen soll und Informationen von der IT-Abteilung benötige, könnte ich eine neue Aufgabe für jemanden aus dieser Abteilung erstellen. Dann sieht dieser seine Aufgabe und ich sehe seinen Fortschritt in meiner Aufgabe. Darüber hinaus sind die Unteraufgaben und die Vorgänger auch die Basis zum erstellen des Projektplans.

Im Kommentare Reiter habe ich die Möglichkeit eine Aufgabe zu kommentieren und so zum Beispiel eine Diskussion zu einer Aufgabe zu führen. Ich kann die Kommentare aber auch dazu verwenden, um den Weg zur Lösung meiner Aufgabe zu dokumentieren.

Im Reiter Anhänge kann ich Dateien zu einer Aufgabe hochladen.

Ich hoffe dieses Video hat ihnen einen ersten Einblick in die Möglichkeiten von ProjektTing vermittelt. Probieren Sie es einfach selbst mit einem zurzeit für drei Monate kostenlosen unverbindlichen Account aus.