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  • Was ein Projektmanager nach dem ersten Video noch wissen muss
ProjektTing by Dynamic Development GmbH

In diesem Video möchte ich ihnen alles zeigen, was nach dem ersten Video noch fehlt, um Sie in die Lage zu versetzen, sicher Projekte mit ProjektTing abzuwickeln.

Dazu greife ich das Beispiel mit dem Firmenumzug wieder auf. Das Projekt ist jetzt weiter fortgeschritten, das Projektteam ist gewachsen und es wird permanent an dem Projekt gearbeitet. Ich bin zwar immer noch Projektleiter für dieses Projekt, habe aber auch noch andere Aufgaben und möchte deshalb nicht mehr sofort über alle Änderungen am Projekt per Email informiert werden. Stattdessen reicht es mir einmal täglich über alle Neuigkeiten aus dem Projekt informiert zu werden. Um das für mich einzustellen, klicke ich auf Konto bearbeiten.

Hier habe ich neben meine Kontodaten, wie Telefonnummer, Foto usw. noch einen Reiter mit der Bezeichnung „Ihre Einstellungen“ zur Verfügung.

In diesem Reiter sehe ich meine allgemeinen Einstellungen. Das heißt, das sind alle Einstellungen, die für alle Projekte gelten. Aber was kann ich überhaupt einstellen?

Ich kann auswählen, ob ich nie, sofort oder täglich informiert werden möchte. Das kann ich getrennt für neue Kommentare, neue Dateien, mir zugewiesene Aufgaben oder neue Aufgaben einstellen.

Aber wie gesagt, dass sind die allgemeinen Einstellungen. Eigentlich möchte ich nur im Projekt Firmenumzug nicht so oft informiert werden. Um das zu erreichen, klicke ich einmal auf den Plus-Button und wähle das Projekt aus, für das ich die Einstellungen vornehmen möchte. Also wähle ich Firmenumzug. Hier stelle ich jetzt ein wie ich benachrichtigt werden möchte und speichere die Informationen.

Da ich jetzt neben den allgemeinen Einstellungen auch noch spezielle Einstellungen für das Projekt Firmenumzug habe, muss ich für eine weitere Änderung über die Dropdownliste auswählen, welche Einstellungen ich bearbeiten will. Aber ich bin ja jetzt mit meinen Einstellungen schon fertig.

Im Dashboard habe ich gesehen, dass mein Chef Hr. Müller mir eine neue Aufgabe zugewiesen hat. Also gehe ich zurück ins Dashboard und sehe mir an, was meine Aufgabe ist.

Ok, Hr. Müller möchte, dass nicht mehr alle Mitarbeiter Zugriff auf den Ordner „Makler“ im Dateisystem des Projektes haben. Hier liegen Verträge, die nicht jeder sehen soll. Um die Rechte für den Ordner anzupassen muss ich in die Rollenverwaltung des Projektes gehen. Dazu wechsele ich in den Team Reiter und wähle den Menüpunkt „Rollen verwalten“ aus.

In der Liste bekomme ich alle Rollen in diesem Projekt angezeigt. Jedes Teammitglied hat genau eine Rolle zugewiesen. Über diese Rolle ist dann genau definiert, welche Berechtigungen das Teammitglied hat.

Zurzeit gibt es nur Projektleiter und Team als Rolle. Die Maklerin ist in der Rolle Team. Das Team soll keinen Zugriff mehr auf den Ordner haben, die Maklerin aber schon.

Also lege ich einfach eine neue Rolle Makler an.

Durch Klicken auf den Button „Rolle hinzufügen“ öffnet sich ein Fenster, in dem ich auswählen kann, von welcher Rolle die Rechte der bestehenden Rolle kopiert werden sollen. Ich wähle Team aus und klicke auf „Erstellen“. In der Liste erscheint die neue Rolle, die ich zum Bearbeiten öffne.

Hier benenne ich die Rolle erstmal um in „Makler“. Da ich die Rolle kopiert habe, sind die Rechte genau wie in der Rolle Team gesetzt. Das heißt, Mitglieder in dieser Rolle dürfen neue Ordner im Dateisystem erstellen und Dateien hochladen.

Sie dürfen nicht die Aufgabenstatus verwalten, aber neue Aufgaben anlegen. Aufgaben löschen, dürfen sie nicht, aber sie dürfen auch die Aufgaben sehen, an denen sie nicht beteiligt sind. Diese Aufgaben können sie aber nicht ändern und sie dürfen auch nicht die Kommentare anderer Benutzer ändern.

Im Projektbereich hat diese Rolle gar keine Rechte. Es darf weder die Projektstartseite geändert werden, noch der Status einen Projektes geändert werden.

Der Status eines Projektes dient dazu, ein Projekt als beendet, oder pausierend zu markieren. In diesem Fall, kann in dem Projekt nichts mehr geändert werden, aber es wird auch nichts mehr für das Projekt berechnet. Das soll die Maklerin nicht entscheiden dürfen, aber sie soll auch keine Benutzer zum Projekt hinzufügen können, nicht die Rollen und die Projektphasen bearbeiten und auch nichts im Projektkalender eintragen können.

Wir speichern die neue Rolle erstmal und müssen diese Rolle ja jetzt noch der Maklerin zuweisen. Dazu gehen wir zurück in die Teamübersicht und ändern die Rolle auf der Karte von Fr. Stein.

Jetzt müssen wir nur noch zu dem Ordner „Makler“ gehen und die Rechte an dem Ordner entsprechend einstellen.

Dazu wählen wir den Ordner aus und klicken auf das Schloss. Hier kommt der Hinweis, dass es noch keine Rechte an diesem Ordner gibt. Das bedeutet, dass jeder in dem Ordner alle Rechte hat. Ich klicke auf Rechte hinzufügen und bekomme für jede Rolle eine Zeile angezeigt.

Zuerst gebe ich der Rolle „Projektleiter“ die entsprechenden Rechte. Projektleiter sollen Ordern bearbeiten, Inhalte sehen, Dateien hochlanden und Dateien bearbeiten können. Einmal „aktualisieren“ klicken und die Rechte sind vergeben.

Das gleiche mache ich jetzt noch für die Rolle Makler. Wie man schön sehen kann, hat das Team keine Rechte in diesem Ordern. Alle Mitglieder dieser Gruppe können den Ordner ab sofort gar nicht mehr sehen.

Gehe ich also zurück zu meiner Aufgabe und setze diese auf „Erledigt“.

Anhand der Aufgaben kann man jetzt noch einigen Dinge sehen, die in diesem Projekt mittlerweile gemacht wurden, um das Projekt noch übersichtlicher zu machen.

Zum einen ist das Projekt / der Projektplan in drei Phasen eingeteilt worden. Wenn beim Anlegen eines Projektes eine agile Projektmethodik gewählt worden wäre, würden an dieser Stelle die Sprints stehen.

Aber hier haben wir drei Phasen. - Planung - Umzug - Nach dem Umzug Die Phasen sind beim Projektplan erstellen definiert worden.

Jede Phase kann ein Zieldatum haben. Wenn das ausgewählt wird, wird automatisch ein Eintrag in den Projektkalender für das Phasenende gemacht. Damit sind diese Daten dann für alle Mitglieder im Projekt sofort auch auf dem Dashboard sichtbar.

Im Kalender selbst werden alle Tage mit Termin fett dargestellt. Dadurch fallen sie direkt auf. Der Kalender entspricht eigentlich einem Outlook Kalender. Hier können sie Termine und Serientermine anlegen. Diese Termine sind für alle Projektteilnehmer sichtbar.

Dadurch dass es Phasen in diesem Projekt gibt und die einzelnen Aufgaben einer Phase zugeordnet sind, werden die Aufgaben noch übersichtlicher. Man kann zum Beispiel durch ziehen der Spalte Phase nach oben, alle Aufgaben gruppiert nach Phasen anzeigen. Das geht sogar mehrstufig. Im Umzugsprojekt haben die Projektmitglieder ihre Aufgaben zum Beispiel zusätzlich Gruppen zugeordnet. Wenn ich die Gruppen nach oben ziehe, sehe ich jetzt alle Aufgaben im Projekt gruppiert nach der Phase und der Gruppe.

Gruppen sind in den Aufgaben von jedem frei zu vergeben.

In diesem Projekt werden Sie zum Beispiel benutzt, um Aufgaben einzelnen Abteilungen zuzuweisen. Ich kann aber innerhalb einer Aufgabe im Feld Gruppe einfach etwas eintippen, oder aus schon bestehenden Einträgen in diesem Projekt auswählen.

Zum Abschluss dieses Videos möchte ich noch kurz etwas zu Aufgabenstati sagen. Jeder Aufgabe kann ja ein Status zugewiesen werden. Jetzt ist es aber so, dass je nach Art des Projektes immer andere Stati benötigt werden. Aus diesem Grund kann man an dieser Stelle auch einfach einen neuen Status anlegen, oder einen für dieses Projekt überflüssigen Status löschen.

Zusätzlich zu dem Namen eines Status ist die Checkbox „Ist abgeschlossen“ noch ein wichtiges Feld. Hierrüber gebe ich an, ob eine Aufgabe erledigt ist, wenn dieser Status gesetzt ist. Dadurch kann die Aufgabe dann zum Beispiel in der Aufgabenliste vom System ausgefiltert werden, wenn nur noch die offenen Aufgaben angezeigt werden sollen. Ich kann aber auch noch die Farbgebung für den Status einstellen. Ich kann sowohl die Schriftfarbe, als auch die Hintergrundfarbe auswählen. Auf diese Weise kann ich Aufgaben besonders hervorheben. Ich ändere jetzt hier einmal beim Status „neu“ die Hintergrundfarbe auf Orange und speichere das ab.

Zurück in der Aufgabenliste sehe ich jetzt alle neuen Aufgaben schön orange markiert.

Wenn Sie dieses Video gesehen haben, verfügen Sie jetzt über das Rüstzeug, um selbst ein Projekt auf ProjektTing zu starten. Sie können sich völlig unverbindlich anmelden und ProjektTing drei Monate kostenlos testen. Es entstehen Ihnen keine Kosten und sie gehen keine Verpflichtung zur weiteren Nutzung ein. Kosten entstehen Ihnen erst, wenn sie im Adminstrationsbereich ihres Unternehmens über den Button „Projektmonate kaufen“ quasi im Prepaid Verfahren Projektmonate für die weitere Nutzung kaufen.

Also probieren sie es aus. Sie werden begeistert sein.